Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Suomen Ratsastajainliiton jäsenrekisteristä

 

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Ratsastajainliitto ry

Valimotie 10

00380 Helsinki

Ly 0202272-1

ratsastus@ratsastus.fi

09-2294 510

 

Suomen Ratsastajainliiton tarkemmat yhteystiedot löytyvät sivustolta www.ratsastus.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, 09-2294 5249

3.Rekisterin nimi

Sense jäsenrekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • yhdistyksen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin ylläpitämiseen;
  • rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen laissa määritellyissä tarkoituksissa. Rekisteröityjen sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voidaan lisäksi käyttää yhdistyksen tiedottamisessa rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterissämme seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi*
  • Postiosoite*
  • Sähköpostiosoite
  • Syntymäaika*/henkilötunnus*
  • Sukupuoli*
  • Kansalaisuus*
  • Asiointikieli (suomi/ruotsi)
  • Jäsenyys liiton jäsenseurassa*
  • Jäsenmaksun suorittaminen*
  • Kilpailulisenssien lunastaminen*
  • Luottamustoimet*
  • Toimihenkilöoikeudet*
  • Merkkisuoritukset
  • Ansiomerkit*
  • Kunniajäsenyys*
  • Jäsenlehteä koskevat tiedot*

Tähdellä merkityt tiedot ovat välttämättömiä.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään jäsenseurojemme kautta tai ”jäseneksi liittyminen” - lomakkeella.

Väestörekisteristä osoitteenmuutoksista.

Kilpailulisenssien verkko-ostotietojen kautta.

Suomen Ratsastajainliiton tapahtumahallintaohjelman kautta.

Netvisor kirjanpito-ohjelman kautta (maksuliikenne tapahtumat).

 

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Suomen Ratsastajainliitto voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa:

  • Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
  • Jäsenseuroillemme ja jäsenyhteisöillemme, kun he hoitavat tässä tietosuojaselosteessa mainittuja velvoitteitaan.
  • Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita, joiden kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme luovuta tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Suojaamme jäsenrekisterin tiedot normaaleilla tietojenkäsittelyyn liittyvillä toimilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa ja aineisto hävitetään käsittelyn jälkeen silppuamalla tai polttamalla. Järjestelmät on suojattu suojausohjelmistolla. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Suomen Ratsastajainliitto määrittää käsittelijän käyttöoikeustason ja myöntää käyttäjälle käyttäjätunnuksen.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin jäsenyys jäsenseurassa jatkuu ja vielä 3 vuotta tämän jälkeen. Tätä vanhemmat tiedot poistamme jäsenrekisteristä vuosittain.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain 26 §:n mukaisesti itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista henkilötietolain 30§:n mukaisesti sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.